HR.SCHOOL

Применение Google Forms для анкетирования новых сотрудников

Оформление опросов для оценки мотивации сотрудников на этапе адаптации, созданных на основе Google Forms
Google Forms - онлайн-сервис для создания форм обратной связи, тестирования и опросов, можно успешно применять в работе HR подразделений. Я твердо убеждена в том, чтобы адаптационный период былэффективным как для организации, так для работников, необходимо использовать современные инструменты, позволяющие сделать процессы легкими, информативными и удобными для всех участников.

Сырых Оксана
Описание ситуации

В компании Заказчика возникла потребность внести изменения в процесс опроса новых сотрудников, когда были открыты два структурных подразделения, находящихся в разных точках Москвы. Оценка мотивации молодых специалистов, в процессе адаптации в компании, проводилась следующим образом:

- менеджер по персоналу распечатывала шаблон анкеты, затем приглашала нового сотрудника, который заполнял анкету в ее присутствии, далее результаты анкетирования вносились в таблицу Excel и обрабатывались. Весь процесс занимал большое количество времени и был неудобен всем участникам. В результате обсуждения, было выработано решение оптимизировать процесс анкетирования новых сотрудников и перевести его в дистанционный формат. Основным инструментом работы стал Google Forms.

Как был оптимизирован процесс анкетирования новых сотрудников
  1. Создан аккаунт в Google. Название аккаунта hr.companyname@gmail.com
  2. Разработана и настроена анкета для опроса новых сотрудников
  3. Записано видео-обращение Директора по персоналу
  4. Подобраны дизайн и стиль оформления анкеты
  5. Настроена отправка оповещений по электронной почте
  6. Настроена Google таблица для обработки полученных данных и сбора статистики
Новая анкета должны была быть не только информативной, а также привлекать внимание новых сотрудников и побуждать их ответить на вопросы в установленное время. Для этого использовались следующие функции Google Forms:
Ссылка на анкету для размещения в теле электронного письма. Сформировать короткую ссылку можно следующим образом. В верхнем правом углу формы, зайти во вкладку «Отправить». Выбрать значок гиперссылки и отметить чек-бокс «короткий URL».

Темы для оформления. Мы хотели сделать форму опроса более привлекательной и обязательно в корпоративом стиле. Для этого выбрали готовый стиль в Google Forms и загрузили собственное изображение. Вы можете поступить также: выбрать корпоративные цвета, а также разместить логотип компании.

Размещение видео-обращения к новым сотрудникам. Google Forms поддерживает возможность встройки видео или изображений. Такие возможности позволяют «оживить» вашу анкету для сотрудников и сделать ее более привлекательной и интересной. Мы решили, что текстовое сообщение не вызывает положительного отклика у новых сотрудников, чаще всего они не обращают внимание на инструкцию, размещенную в начале анкеты. Поэтому записали короткий ролик от лица Директора по персоналу, разместили на канале youtube и включили этот ролик в начало опроса.
Настройка разных типов вопросов. Все вопросы по умолчанию были обязательными. Для этого существует удобная функция «обязательный вопрос». Достаточно просто перевести ползунок в право и такой режим будет активирован для каждого вопроса.
Типы вопросов, которые использовались в анкете:
  • выбор даты заполнения анкеты
  • выбор из нескольких вариантов
  • выбор одного ответа из списка представленных
  • шкала оценки от 1 до 10 балов
  • текст (абзац) где можно дать развернутый ответ в свободной форме
Результаты опроса предоставляются очень качественно и наглядно в виде цифр и диаграмм. Можно посмотреть статистику по результатам всех опрошенных, а также отдельно изучить ответы каждого сотрудника. Всю статистику можно выгрузить в формате .xlsx и обрабатывать стандартными средствами Excel.
Настроена отправка уведомлений по факту заполнения анкеты сотруднику HR службы за счет дополнения "Email notifications for Forms". Эта простая функция сэкономит вашим сотрудникам время, а также во время проинформирует их об ответах респондентов.

Для установки расширения, правом верхнем углу формы вам нужно кликнуть на три точки. Вы увидите выпадающий список, выберите пункт «Дополнения». Откроется окно установки расширений. В строке поиска напечатайте фразу «Email notifications for Forms» и установите расширение.

После установки в правом углу формы появится значок «пазл». Вам осталось настроить уведомления следующим образом:
- выберите команду Create Email Notification
- вам откроется окно для настройки правил (Configure Form Rule)

После выбора Create Email Notification откроется окно настройки правил (Configure Form Rule)
  • назовите правило (Form rule name)
  • укажите адрес электронной почты, на которую будут отправлены уведомления (Email address to notify) Укажите адрес корпоративной почты сотрудника или почтовый ящик подразделения
  • поставьте галочку в чек-боксе уведомить отправителя формы (Notify form submitter?)
  • выберите из выпадающего списка уведомления с адреса электронной почты отправителя (submitter email address)
  • нажмите кнопку продолжить (continue)

Оформите текст письма для сотрудника (Email Template). Вы можете выбрать формат html оформления и разместить в нем свой html-код или выбрать Visual – окно текстового редактора похожего на MS Word.
Обязательно настройте поля: Sender's Full Name и Email Subject. В нашем проекте эти поля названы «Анкета для нового сотрудника» и «Вы получили новый ответ». В теле письма сформулируйте текст. Например, «Уважаемый коллега! Форма анкеты была заполнена новым сотрудником. Посмотрите его ответы».
В тело письма включите переменные {{Response Date}}, а также {{Form Name}}, тогда вы будете знать дату заполнения формы и ее название.

Рекомендую также отметить в PDF Attachment чек-бокс Yes, attach a PDF copy, тогда вы будете получать в информационном письме вложение с ответами нового сотрудника.
Несколько важных рекомендаций по настройке Google Forms.
  • Кликните левой кнопкой мыши на иконку шестеренки "Настройки" и задайте в параметрах формы "Собирать адреса электронной почты". Его активация автоматически добавляет обязательное поле «Электронный адрес» в начале формы.
  • В настройках выберите пункт "Отправлять форму не более одного раза"
  • Закладка «Презентация». Укажите "показывать ход выполнения"
  • Предоставьте возможность респондентам "Изменять ответы после отправки формы". Часто возникают случаи, когда новые сотрудники хотят внести изменения в свои ответы
  • В тексте подтверждения об отправке формы, напишите фразу благодарности.
  • Действия с формой. Кликните левой кнопкой мыши на иконку после кнопки отправки, чтобы раскрыть меню действий с формой: вы можете создать образец заполнения формы, настроить совместный доступ для редактирования формы.
  • Для всех типов вопросов доступны функции копирования, ее удобно использовать, если вы создаете однотипные вопросы.
  • Активируйте функцию "Принимать ответы" во вкладке "Ответы
В результате после всех настроек мы получили:
  • профессионально оформленную анкету для оценки мотивации новых сотрудников после первого месяца работы;
  • формат онлайн-тестирования, удобный для всех специалистов компании;
  • возможность анализировать результаты, опираясь на общую сводку по ответам, статистику по конкретным ответам и ответам отдельного респондента;
  • своевременные e-mail уведомления, информирующие HR службу о заполнении анкеты
Пожалуйста, оцените статью
Понравилась статья? Порекомендуйте своим друзьям, партнерам и коллегам!

Подписаться на новые статьи